No siempre los programas de contabilidad facilitan las mismas soluciones y es porque cada uno está diseñado para solucionar las necesidades de negocios de diferentes dimensiones y para muy variadas actividades. Así por ejemplo un programa de contabilidad para una entidad educativa no será muy eficaz para una fábrica de servicios para el cuidado personal.
Sin embargo, en el mercado se pueden encontrar muchas versiones de contabilidad en línea subcontratada, algunos de ellos son de pago y están pensadas para empresas de gran tamaño, así como hay versiones compactas y sencillas que son muy aprovechadas por los pequeños negocios. Por tal razón hay que saber escoger cuál es el mejor software contable para cada empresa.
El primer aspecto para conocer es el tamaño de la empresa y la suma de registros contables que se realizan diariamente, como resultado de la actividad económica. Un error muy tradicional es el de implementar paquetes contables muy complejos para las pocas tareas que demanda la empresa. Esto confunde las labores de los contadores o de la persona encargada de llevar la contabilidad de la empresa.
Otro error, es el de pretender que los programas contables van a realizar todas la tareas y procesos. Hay que recordar que las soluciones informáticas fueron creadas para reducir los márgenes de error humano, pero nunca lograrán remplazar al ser humano.
Es esencial que el manejo del paquete de contabilidad este a cargo de la tutela de un profesional una persona capacitada en contaduría.
Asimismo, es importante que se ejecute una estimación de los rubros que se necesitan para invertir en la compra de un software contable subcontratada, pues así se puede evitar los excesivos costos que afectaran las finanzas de la empresa.
También conviene detectar qué tipo de recurso informático, es la que requiere la compañía o negocio. En la actualidad se ofrecen software para tareas muy específicas como el manejo fiscal que es muy útil en el tratamiento de impuestos y exenciones, el manejo financiero que es muy lucrativo para la toma de decisiones sobre inversiones y el manejo administrativo que es el más usado para la revisión y el de registro de las actividades contables de las empresas.
