¿Año fiscal o año natural? 3 puntos que debes considerar
junio 24, 2023
Service Responsibilities Acknowledgement Guide
I. Banco
| Módulos Contables | Tareas | Responsable |
|---|---|---|
| A. Estado Bancario | Enviar estado bancario al contador o proporcionar acceso en linea. | Cliente / OSI |
| 1. Reconciliación Bancaria | Cuadrar balance de banco con GL - Referirse al Quality Summary Checklist. | OSI |
| a. Reconciliación Electrónica (Afiliada) | Bajar las transacciones del banco electrónicamente. | OSI |
| i. Evaluar transacciones electrónicas | Evaluar balance y transacciones bancarias enviadas por email para evitar sobregiros. | Cliente |
| ii. Definir transacciones | Definir los pagos y los depósitos. | Cliente |
| a. Rebotes en pagos (NSF) | Contador debe definir los depósitos bajo customer NSF, GL 9999-00, y registrar la factura nuevamente contra dicha cuenta de GL. | OSI |
| b. “QuickMatch Transactions” | Evaluar las transacciones en Outstanding Checks / Deposit in Transit, para hacer el QuickMatch de los Undefined Transactions. | OSI / Cliente |
| c. “Predefined Transactions” | Evaluar las referencias bancarias en los Undefined Transactions para configurar Predefined. | OSI / Cliente |
| iii. Evaluar “Outstanding Transactions” | Contador deberá comunicarse con el cliente para evaluar las transacciones en tránsito, según la frecuencia de los Estados Financieros. | OSI / Cliente |
| b. Reconciliación Manual | Cuadrar el balance del banco con el GL - Referirse al Quality Summary Checklist. | OSI |
| i. Registrar transacciones según estado bancario | Registrar los desembolsos, los depósitos y los cargos bancarios. | OSI |
| ii. Evaluar “Outstanding Transactions” | Contador deberá comunicarse con el cliente para evaluar las transacciones en tránsito, según la frecuencia de los Estados Financieros. | OSI / Cliente |
II. Pagos
| Módulos Contables | Tareas | Responsable |
|---|---|---|
| A. Servicio de “Data Entry” | ||
| 1. Añadir o Editar Suplidores | Contador añadirá al suplidor utilizando Add Payee Form enviado por el cliente. | OSI |
| i. Enviar formulario “Add Payee Form” | Completar el formulario Add Payee Form con la informaión requerida del suplidor y enviar al contador. | Cliente |
| 2. Registrar facturas de suplidores | Contador registrará las facturas que el cliente envía por correo electrónico. | OSI |
| i. Enviar factura al contador | Verificar la factura del suplidor, escanearla y enviarla por correo electrónico al contador. | Cliente |
| ii. Registrar facturas de suplidores | Contador registrará las facturas del cliente recibidas por correo electrónico. | OSI |
| B. No servicio de “Data Entry” | ||
| 1. Añadir o Editar Suplidores | Cliente añadirá al suplidor utilizando Add Payee Form provisto por OSI. | Cliente |
| 2. Registrar facturas de suplidores | Cliente registrará las facturas recibidas de sus suplidores. | Cliente |
| 3. Cálculo, retención y pago de Contratistas sujeto a retención. | Realizar la retención por servicios profesionales con cada pago emitido a través del sistema. | OSI |
| 4. Mantener actualizado la información del suplidor | Actualizar la información del suplidor según sea necesario (Correo electrónico, dirección, etc.). | Cliente |
| C. Proceso de pagos | ||
| 1. Revisión y aprobación de Open Bills | Revisar y aprobar las facturas a pagar a través de la plataforma o APP. Todo pago aprobado en o antes del mediodía, será procesado y/o enviado el mismo día. | Cliente |
| 2. Impresión y/o Envío de pagos | Procesar los pagos según las instrucciones en el perfil de cada suplidor, diariamente luego del mediodía. | OSI |
| D. Planilla Trimestral de Contribución Retenida sobre Pagos por Servicios Prestados | Analizar los Servicios Profesionales (PS) pagados y registrados en sistema durante el mes y realizar los pagos de la retención correspondiente en SURI. Reconciliar los pagos trimestralmente y radicar la planilla. | OSI |
| E. “Additional Services” (Si es contratado) | ||
| 1. Radicación de informativa 480s | Si cliente acuerda con OSI, el contador junto al departamento de taxes radicará las informativas 480 para cada uno de los suplidores que estén sujetos a retención y/o divulgación. Vence el 28 de febrero de cada año. | OSI |
| i. Compliance | Revisar la información de los suplidores y de las facturas en el sistema para la preparación de las 480. | OSI |
| ii. NonCompliance | Preparar y enviar el detalle de los suplidores a los que se le radicará una informativa junto con el detalle de 480 que será preparado. | Cliente |
III. Cobros
| Módulos Contables | Tareas | Responsable |
|---|---|---|
| A. Servicio de “Data Entry” | ||
| 1. Añadir o Editar Cliente | Contador añadirá el customer con la información suministrada por el cliente. | OSI |
| 2. Registrar facturas de customers | Contador registrará las facturas recibidas por correo electrónico. | OSI |
| 3. Enviar facturas a sus customers | Cliente enviará las facturas a sus customers. | Cliente |
| 4. Aplicar los depósitos a facturas registradas | Definir o registrar los depósitos a facturas correspondientes registradas en el módulo. | Cliente |
| B. No servicio de “Data Entry” | ||
| 1. Añadir o Editar cliente | Cliente añadirá el customer con la información correspondiente. | Cliente |
| 2. Registrar facturas de customers | Cliente creará las facturas de sus customers. | Cliente |
| 3. Enviar facturas a sus customers | Cliente enviará las facturas a sus customers. | Cliente |
| 4. Aplicar los depósitos a facturas registradas | Definir o registrar depósitos a facturas correspondientes registradas en el módulo. | Cliente |
IV. Radicación y Pago de IVU Mensual (De el servicio ser contratado)
| Módulos Contables | Tareas | Responsable |
|---|---|---|
| Mensualmente el contador analizará las ventas mensuales y radicará la planilla de Impuesto sobre Ventas y Uso (IVU) antes del día 20 del mes siguiente. | OSI | |
| A. Depósitos quincenales en SURI | Cliente depositará en SURI el día 15 el IVU cobrado desde el día 1 al 14. Depositará el último día del mes el IVU cobrado desde el día 15 hasta fin de mes. El total de depósitos del mes debe cumplir con el 80% o más del IVU cobrado en el mes; Neto de cualquier sobrepago de periodos anteriores o créditos en compras de inventario para la reventa o importaciones. | Client |
| B. Ventas Mensuales | ||
| 1. Análisis de las Ventas | Contador analizará las ventas, las importaciones, los créditos por compra, etc. suministrados para la radicación de la Planilla de Impuestos sobre Ventas y Uso (IVU). | OSI |
| 2. Suministro de información | Cliente enviará al contador en o antes del día 10 de cada mes el reporte de ventas, las importaciones, créditos por compra, etc que apliquen y que no hayan sido registrados en AlChavo. | Cliente |
| 3. Radicación de Planilla Mensual Estatal | Contador radicará en SURI la planilla mensual de Impuesto sobre las Ventas y Uso. Si el servicio es contratado. | OSI |
| 4. Pago de IVU mensual | Contador pagará junto con la radicación de la planilla cualquier diferencia entre los depósitos realizados en el mes. Este pago debe ser menor del 20% del total del IVU cobrado en el mes. | OSI |
| 5. Fondos en la cuenta de banco | Cliente debe verificar y cersiorarse que tiene fondos suficientes en su cuenta de banco para realización del pago de IVU. | Cliente |
| 6. IVU Municipal | El contador radicará y pagará en el portal del municipio correspondiente la porción del IVU municipal. | OSI |
| 7. IVU Reconciliation | El contador verificará las planillas del IVU radicadas vs ingresos en sistema, según frecuencia de estados financieros. | OSI |
| 8. Pagos de IVU por cliente | Ciertos clientes realizan los pagos finales (ej. Industria Cannabis). | Cliente |
V. Nómina
| Módulos Contables | Tareas | Responsable |
|---|---|---|
| A. Añadir o Editar empleados | Cliente creará y mantendrá toda la información del empleado incluyendo la selección correspondiente a la clasificación de CFSE, y asignará las reglas de enfermedad y vacaciones. | Cliente |
| B. Preparación de Nómina | ||
| 1. Attendance | Clientes con ponchador biométrico de OSI tendrán habilitado esta herramienta. | Cliente |
| i.Configuración de Attendance | Cliente deberá verificar que todas las configuraciones estén establecidas según lo solicitado. | Cliente |
| ii.Configuracion de empleados en attendance | Cliente deberá verificar y mantener actualizados a los empleados con configuraciones específicas, exenciones o sanciones. | Cliente |
| iii.Verificar e importar los Time cards | Cliente verificará los time cards e importará las horas al módulo de nómina. | Cliente |
| 2. Procesar la nómina a tiempo | Procesar nómina dos o tres días antes de la fecha de pago. | Cliente |
| i. Registrar o importar las horas trabajadas por los empleados | Verificar las horas registradas y añadir cualquier otra compensación que aplique al empleado. | Cliente |
| ii. Verificar e importar los time cards | Verificar los time cards e importar las horas en el módulo de nómina. | Cliente |
| 3. Someter y Aprobar la nómina | Cliente REVISARÁ y aprobará la nómina. Asegurará que tenga los fondos disponibles al momento de aprobar para cubrir la cantidad Neta y los Payroll Liabilites de haberse acogido a la Opción 1. | Cliente |
| 4. Acumulación de Vacaciones y Enfermedad | ||
| i. Asignar regla correspondiente. | Cliente debe asignar la regla correspondiente y realizar cualquier mantenimiento para que el sistema pueda realizar el cálculo. | Cliente |
| 5. Pagos manuales de nómina | De existir pagos de nómina por cheques manuales o en el módulo de AP, el mismo debe reconocerse en el módulo de nómina. | Cliente |
| 6. Cheques Outstanding de nómina | De existir pagos Outstanding de nómina y fueron pagados por AP, se debe marcar Cleared y hacer el ajuste en banco. | OSI |
| 7. Crear Earnings / Deduction Codes | Cliente deberá solicitar con dos (2) dias de anticipación la creación de Earnings/Deduction Codes a OSI, para que MIS pueda procesarlo a tiempo, antes de la nómina. | Cliente / OSI |
| 8. Desbloquear un empleado | El cliente es responsable según el rol asignado de desbloquear al empleado. | Cliente |
| 9. Reactivar Empleados | Es responsibilidad del cliente notificar los empleados que estan inactivos. OSI es responsible de la activación de los empleados. | Cliente / OSI |
| C. Clientes Ley 60 (20/22) Nómina Recurrente (De el servicio ser contratado) | El contador procesará nómina recurrente siempre y cuando la nómina sea de un solo empleado (Dueño) y con frecuencia mensual. | OSI |
| 1. Aprobar nómina | El contador se comunicará con su supervisor inmediato para la aprobación del servicio, para las nóminas recurrentes de todos aquellos clientes que cumplan con el requisito de pagar nómina a un solo empleado una sola vez al mes y que sea el dueño. | OSI |
| 2. Cambios y disponibilidad de Fondos | Cliente debe proveer la información de cualquier cambio que surja y siempre debe tener los fondos disponibles para el neto de la nómina y los payroll taxes. | Cliente |
| D. Payroll Liabilities and Returns | El sistema computará los payroll taxes correspondiente de cada nómina. | OSI |
| 1. Opción 1 | ||
| i. Pagos | OSI descontará la cantidad total de los payroll liabilities de la cuenta bancaria del cliente y emitirá pagos a las agencias correspondientes. | OSI |
| ii. Planillas | El departamento de taxes analizará y radicará las planillas trimestrales a las agencias correspondiente. | OSI |
| 2. Opción 2 | Radicar las planillas y los pagos a las agencias correspondientes. | Cliente |
| E. Additional Services (Si es contratado) | ||
| 1. Preparación y Radicación de W2 | Si el cliente acuerda con OSI, el departamento de taxes radicará las formas W2’s para cada empleado. Vence 31 de enero de cada año. | OSI |
| 2. Corporación del Fondo del Seguro del Estado CFSE | Proveer la póliza del fondo del seguro del estado. | Cliente |
| i. Labor Class | Revisar y mantener los labor class aplicable a cada empleado en el portal del empleado en el módulo de Nómina. | Cliente |
| ii. Radicar la “Declaración de Nómina” del CFSE | El departamento de taxes radicará la declaración de nómina con el CFSE. | OSI |
| iii. Opciones de Pago | ||
| a. OSI procesará el pago | Cliente debe proveer el documento de Autorizacion de Pago CFSE provisto por OSI. | Cliente |
| Con la debida Autorizacion firmada, se realizará el pago según establecido en el portal de CFSE. | OSI | |
| b. Cliente procesará el pago | Cliente procesará el pago utilizando el portal del CFSE para pagar la póliza del año en uno o dos pagos. El 1er pago vence en Julio, 2do pago vence en Enero. | Cliente |
VI. Estados Financieros (Finance)
| Módulos Contables | Tareas | Responsable |
|---|---|---|
| A. Solicitar información | Cliente proveerá la información solicitada por su contador para la preparación y el análisis de sus estados financieros. Cliente deberá proveer los estados de cuentas de tarjetas de crédito en formato de Excel y que incluya el concepto de pago. | Cliente |
| B. Preparación de estados financieros | Preparar, revisar y publicar los estados financieros del cliente según la frecuencia contratada. Enviar al cliente para su revisión. | OSI |
| C. Revisar Estados Financieros | Revisar estados financieros enviados por su contador y proveer feedback. | Cliente |
| D. Ajustes de Planillas / Informes Anuales de CPA | Contador debe registrar los ajustes de Planillas y/o Auditorías/Compilaciones en P13 provistos por AFS CPA Group u otra firma de Contadores Externos para el cuadre de fin de año del Retained Earnings. | OSI |
VI. Servicios provistos por AFS CPA Group LLC (Si está de acuerdo)
| Módulos Contables | Tareas | Responsable |
|---|---|---|
| A. Planilla Corporativa | Si el cliente acuerda con AFS CPA Group, radicará la planilla de contribución sobre impuestos corporativa anual y vence el 15 de abril. | AFS |
| 1. Entidades Conducto o Sin Fines de Lucro u Otro Cierre Fiscal | El vencimiento de estas planillas le aplican otras fechas para propósitos de Hacienda. | AFS |
| B. Planilla de Individuos | Si el cliente acuerda con AFS CPA Group, radicará la planilla de contribución sobre impuestos individual annual y vence el 15 de abril. | AFS |
| C. CRIM - Planilla de Propiedad Mueble o Inmueble | Si el cliente acuerda con AFS CPA Group, radicará la planilla de contribución sobre la Propiedad Mueble e Inmueble anual y vence el 15 de mayo. | AFS |
| D. Patente | Si el cliente acuerda con AFS CPA Group, radicará la Declaración sobre volumen de negocio anual y vence el 15 de abril. | AFS |
| E. Informe Anual de Corporaciones - Departamento del Estado | Si el cliente acuerda con AFS CPA Group, radicará el informe anual de corporaciones y vence el 15 de abril. | AFS |
| F. Informes Anuales de Individuo o Corporaciones Exenta | Si el cliente acuerda con AFS CPA Group, radicará el informe anual de corporaciones y vence el 15 de abril. | AFS |
| G. Declaración de Impuestos de los Estados Unidos Sobre los Ingresos Personales (Formulario 1040) | Si el cliente acuerda con AFS CPA Group, radicará la Declaracion de Impuestos de los Estados Unidos Sobre los Ingresos Personales (Formulario 1040). | AFS |