A través de alchavo.com, usted podrá manejar las finanzas de su empresa por medio de un portal dinámico, interactivo y bilingüe que se ocupa de las tareas de servicios de contabilidad para pequeños y medianos negocios en Puerto Rico.
Muchos profesionales que trabajan por su cuenta y empresas en crecimiento, están buscando la forma de reducir costos y mejorar su productividad. Nuestro módulo de contabilidad incluye balances bancarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y estados financieros con acceso 24/7 a la información detallada y actualizada. Comprometiéndonos contigo para ayudarte a crecer.
Conoce la única solución que combina servicio y tecnología, 100% de aquí y creada para cumplir con las obligaciones y regulaciones de Puerto Rico. Con acceso a la información 24/7, alchavo.com le ayuda a estar en cumplimiento, siempre.
Contamos con un equipo de expertos en contabilidad siempre disponibles para ayudarle. ¡Hablemos!
En materia de negocios, el “Dinero es el Rey”. Su habilidad de manejar adecuadamente el flujo de efectivo puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Entramos su factura, preparamos su cheque, colocamos su firma encriptada y enviamos el pago por correo (o electrónico).
La administración del dinero que le deben sus clientes es tan importante como el manejo de los proveedores a los que usted les paga.
Para poder maximizar el potencial de cada negocio, los dueños deben tener sus estados financieros en tiempo real para que los ayude a revisar, analizar y reaccionar efectivamente.
El módulo de Servicio al Cliente o “Task” representa la comunicación oficial entre todos los usuarios del programa. Este módulo mantiene un historial de las tareas solicitadas.
La preparación de proyecciones y planes de negocio requiere un conocimiento extenso de los negocios y mucha experiencia.
En materia de negocios, el «Dinero es Rey». Su habilidad de manejar adecuadamente el flujo de efectivo puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Conciliación bancaria electrónica
Su cuenta bancaria es reconciliada TODOS los días laborables. Una lista de sus cheques sin cobrar y sus depósitos es también presentada y reconciliada diariamente de modo que pueda usted tomar decisiones informadas al momento de determinar qué pagos hacer y qué pagos aguantar.
Análisis de liquidez y flujo de efectivo
Usted podrá revisar, en una misma pantalla, la conciliación de cada una de sus cuentas bancarias, el total de sus facturas sin pagar, el total de sus cuentas por cobrar, y un estimado de la nómina futura. En una sola página usted obtendrá toda la información que necesita para analizar su capacidad de liquidez y tomar sus decisiones diarias.
Reporte diario de transacciones bancarias
Le enviamos un correo electrónico con las transacciones procesadas por su banco diariamente. Proveyéndole este servicio, que puede ser a su celular, usted estará informado de cualquier cheque o depósito devuelto o sobregiros antes que sus proveedores u oficiales de banco lo llamen.
Pre-definir o pre-codificar
Si su cuenta de banco se reconcilia diariamente y electrónicamente, podemos programar el sistema para que automáticamente reconozca las transacciones que se repiten. Por ejemplo, los cargos bancarios se pueden programar para que sean reconocidos automáticamente en la cuenta de cargos bancarios.
Archivos ACH y EDI
Más aún, maximizamos la información de sus servicios bancarios cuando preparamos para usted sus archivos de depósito directo (ACH) y de pagos electrónicos (EDI). De otro modo, usted tendría que entrar de forma manual al sistema que le ofrece el banco la información requerida cada vez que usted necesite procesar uno de esos pagos.
Cuentas bancarias múltiples
NO ponemos límites al número de cuentas bancarias que puede usted tener en Alchavo.com.
Procesar un pago es tan sencillo como hacer dos veces click en su Módulo de Pagos. El primer click selecciona la factura y con el segundo click se aprueba y se pone en lista para enviar el pago.
Sí, ¡ASI DE SIMPLE ES! Entramos su factura, preparamos su cheque, colocamos su firma encriptada y enviamos el pago por correo (o electrónico).
El Módulo de Pagos le provee los siguientes beneficios:
Entrar datos y escanear facturas
Todas las semanas recibimos sus facturas impresas vía mensajero o por correo electrónico, las guardamos en el sistema y las colocamos en su página para ser revisadas y aprobadas. Además, usted puede bajar la imagen de nuestro “software” y enviarla a otras personas, de ser necesario.
Cheques gratis
Nosotros corremos con los gastos de imprimir y preparar sus cheques magnéticos, que pueden ser tan costosos como veinticinco centavos (25¢) por cheque, sin mencionar los costos de cheques dañados, perdidos o cancelados.
Autorización y solicitud de pagos vía Internet
Aunque imprimimos, colocamos su firma, pre-dirigimos el sobre y lo enviamos por correo, NO imprimimos ningún cheque a menos que usted no haya aprobado la factura para pago.
Salvaguardamos sus cheques
Sus cheques son creados por nuestro sistema de programación que convierte un cheque en papel de seguridad en un cheque magnético completo. Del mismo modo, usted podrá mitigar el riesgo de que le roben, pierda o se le dé un uso no adecuado al tradicional cheque pre-impreso.
Firma encriptada
Nosotros encriptamos su firma en su cheque magnético computarizado para envío inmediato. Esto le ahorra a usted un tiempo valioso cuando tiene usted que firmarlo para una gran cantidad de pagos, o para un gran número de empleados. Sin embargo, si usted prefiere utilizar la forma tradicional, podemos enviarle los cheques para su firma y envío o usted mismo puede imprimir los cheques desde una impresora en su oficina.
Envío de pagos
Si su firma está encriptada en los cheques por pagar, nosotros podemos prepararlos y enviarlos por usted – todo incluido en el costo del servicio. Usted escoge: se los enviamos a su oficina o los enviamos nosotros por correo. Además, se puede pagar a suplidores de forma electrónica.
Mantenimiento y acceso a las facturas por pagar y al historial de pagos
Usted podrá revisar un listado en línea de las facturas pendientes de pago, separadas por cliente o beneficiario. Un historial de facturas pasadas e historial de pagos, además de copias de facturas individuales de cada suplidor, también puede ser accesado para revisión y/o análisis.
Capacidad para retener pagos
Si usted ha cambiado de opinión con relación a un pago en particular, usted podrá aguantar dicho pago hasta una fecha posterior.
Programación automática para procesar pagos futuros
Cantidad y frecuencia fijas: Usted podrá poner automáticamente en agenda pagos futuros por una cantidad fija, siguiendo un patrón de pagos fijos, ya sea mensual, semanal, etc.
Oficina libre de excesos de papel
Nosotros recibimos sus facturas y las procesamos inmediatamente. Una vez los documentos han sido integrados a nuestro sistema electrónico, le pueden ser devueltos para referencias futuras, si fuese necesario. De ese modo, y teniendo todas las facturas disponibles en su página, usted no tendrá que archivar cada factura en un expediente por proveedor, de manera que ahorrará tiempo y espacio valioso.
Información de proveedores
Usted podrá acceder a información valiosa de cada proveedor fuera de la oficina y fuera de horas laborables, tales como, números de teléfono, de fax, direcciones de correos electrónicos, personas contactos, etc.
Informes y retenciones para servicios profesionales (Solamente en Puerto Rico)
Mantenemos en récord los pagos hechos a proveedores por servicios profesionales y computamos las cantidades a retener necesarias basándonos en los porcientos según la ley; tomando en cuenta cualquier exención que sea necesaria.
Formularios 480.6A y 480.6B para pagos por Servicios Profesionales (Solamente en Puerto Rico)
Nosotros prepararemos los formularios 480.6A y 480.6B cada fin de año para cada uno de sus proveedores, si este fuese el caso.
La administración del dinero que le deben sus clientes es tan importante como el manejo de los proveedores a los que usted les paga.
El primer paso en este proceso es la facturación; de igual modo es también importante cobrar las facturas. A través del Módulo de Depósitos y Cuentas por Cobrar, usted tendrá acceso a lo siguiente:
Producción de facturas
Si su facturación es simple, usted podrá generar sus facturas directamente desde su página. Usted escoge imprimirlas y enviarlas a sus clientes o puede delegar dicho proceso a nosotros.
Imágenes de facturas
Dependiendo de la industria a la que usted pertenece, si usted genera un tipo de facturación más complicado, usted puede preparar las mismas y enviarnos copia a nosotros para nosotros escanearlas y subirlas a alchavo.com y de esta forma usted pueda aplicar los pagos y rastrear facturas no cobradas.
Cobros Electrónicos
Si su cliente le autoriza, usted le puede cobrar electrónicamente a la cuenta de banco (ahorros o cheques) o tarjeta de crédito, cualquier factura generada en nuestro sistema (tarifas adicionales aplican).
Seguimiento vía correo electrónico de facturas sin cobrar
Usted puede dar seguimiento vía correo electrónico de todas sus facturas por cobrar. Podrá personalizar el mensaje que aparece en el contenido más puede adjuntar automáticamente una copia de la factura al mensaje. Para evitar esfuerzos de cobro excesivos se mantiene un historial de cada seguimiento enviado, accesible dentro del sistema (disponible en Alchavo.com Plus solamente).
Cuentas por cobrar
Usted podrá revisar todas las facturas por cobrar de cada uno de sus clientes por separado. También podrá ver imágenes escaneadas de facturas enviadas y podrá acceder al historial de las transacciones de sus clientes; para que pueda tomar acción sobre facturas vencidas o pendientes de pago.
Historial de cada cliente
Nosotros mantenemos y actualizamos en su página, el historial de las transacciones de cada cliente para que pueda revisar y analizar sus tendencias de pago. Con este tipo de información, usted podrá revisar y decidir sobre los términos de crédito.
Información del cliente
Usted podrá acceder a información valiosa de cada cliente fuera de la oficina y fuera de horas laborables, tales como, números de teléfono, números de fax, direcciones, correos electrónicos, personas contactos, etc.
Detalle de depósitos
Usted podrá separar cada depósito hecho por cada cliente y por factura cobrada a modo de referencia, para análisis de tendencias de pago o proyecciones futuras.
Para poder maximizar el potencial de cada negocio, los dueños deben tener sus estados financieros en tiempo real para que los ayude a revisar, analizar y reaccionar efectivamente.
Revisión, conciliación y cierre contable
Nuestros contadores revisaran las transacciones posteadas, las conciliación de las cuentas de banco, controlaran las cuentas y subsidiarios y luego de completar el proceso de revisión de calidad y considerando sus comentarios, cerrarán el periodo contable.
Análisis de Estados Financieros
Los estados financieros son los “rayos x” de su negocio, y nosotros como contadores, somos los doctores que leen, diagnostican y proponen el curso de acción a tomar.
Acceso 24-7 a su Hoja de Balances (“Trial Balance”), Estado de Situación (“Balance Sheet”), Ingresos y Gastos (“Income Statement” y Mayor General (“General Ledger”).
Usted puede revisar, acceder y/o transferir todos sus reportes financieros directamente desde su módulo de finanzas a formato Word, Excel o PDF.
Reportes adicionales para análisis más extensos
Los siguientes reportes pre-definidos están programados en el sistema:
Desde
Mensual + cargo por configuración
*Otras restricciones aplican, comuníquese para más detalles.
Por favor llena el siguiente formulario y nos comunicaremos con usted a la brevedad posible.
Conoce la única solución que combina servicio y tecnología, 100% de aquí y creada para cumplir con las obligaciones y regulaciones de Puerto Rico. Con acceso a la información 24/7, alchavo.com le ayuda a estar en cumplimiento, siempre. Contamos con un equipo de expertos en nómina siempre disponibles para ayudarle. ¡Hablemos!