Sí, ¡ASI DE SIMPLE ES! Entramos su factura, preparamos su cheque, colocamos su firma encriptada y enviamos el pago por correo (o electrónico).
El Módulo de Pagos le provee los siguientes beneficios:
Entrar datos y escanear facturas
Todas las semanas recibimos sus facturas impresas vía mensajero o por correo electrónico, las guardamos en el sistema y las colocamos en su página para ser revisadas y aprobadas. Además, usted puede bajar la imagen de nuestro “software” y enviarla a otras personas, de ser necesario.
Cheques gratis
Nosotros corremos con los gastos de imprimir y preparar sus cheques magnéticos, que pueden ser tan costosos como veinticinco centavos (25¢) por cheque, sin mencionar los costos de cheques dañados, perdidos o cancelados.
Autorización y solicitud de pagos vía Internet
Aunque imprimimos, colocamos su firma, pre-dirigimos el sobre y lo enviamos por correo, NO imprimimos ningún cheque a menos que usted no haya aprobado la factura para pago.
Salvaguardamos sus cheques
Sus cheques son creados por nuestro sistema de programación que convierte un cheque en papel de seguridad en un cheque magnético completo. Del mismo modo, usted podrá mitigar el riesgo de que le roben, pierda o se le dé un uso no adecuado al tradicional cheque pre-impreso.
Firma encriptada
Nosotros encriptamos su firma en su cheque magnético computarizado para envío inmediato. Esto le ahorra a usted un tiempo valioso cuando tiene usted que firmarlo para una gran cantidad de pagos, o para un gran número de empleados. Sin embargo, si usted prefiere utilizar la forma tradicional, podemos enviarle los cheques para su firma y envío o usted mismo puede imprimir los cheques desde una impresora en su oficina.
Envío de pagos
Si su firma está encriptada en los cheques por pagar, nosotros podemos prepararlos y enviarlos por usted – todo incluido en el costo del servicio. Usted escoge: se los enviamos a su oficina o los enviamos nosotros por correo. Además, se puede pagar a suplidores de forma electrónica.
Mantenimiento y acceso a las facturas por pagar y al historial de pagos
Usted podrá revisar un listado en línea de las facturas pendientes de pago, separadas por cliente o beneficiario. Un historial de facturas pasadas e historial de pagos, además de copias de facturas individuales de cada suplidor, también puede ser accesado para revisión y/o análisis.
Capacidad para retener pagos
Si usted ha cambiado de opinión con relación a un pago en particular, usted podrá aguantar dicho pago hasta una fecha posterior.
Programación automática para procesar pagos futuros
Cantidad y frecuencia fijas: Usted podrá poner automáticamente en agenda pagos futuros por una cantidad fija, siguiendo un patrón de pagos fijos, ya sea mensual, semanal, etc.
Oficina libre de excesos de papel
Nosotros recibimos sus facturas y las procesamos inmediatamente. Una vez los documentos han sido integrados a nuestro sistema electrónico, le pueden ser devueltos para referencias futuras, si fuese necesario. De ese modo, y teniendo todas las facturas disponibles en su página, usted no tendrá que archivar cada factura en un expediente por proveedor, de manera que ahorrará tiempo y espacio valioso.
Información de proveedores
Usted podrá acceder a información valiosa de cada proveedor fuera de la oficina y fuera de horas laborables, tales como, números de teléfono, de fax, direcciones de correos electrónicos, personas contactos, etc.
Informes y retenciones para servicios profesionales (Solamente en Puerto Rico)
Mantenemos en récord los pagos hechos a proveedores por servicios profesionales y computamos las cantidades a retener necesarias basándonos en los porcientos según la ley; tomando en cuenta cualquier exención que sea necesaria.
Formularios 480.6A y 480.6B para pagos por Servicios Profesionales (Solamente en Puerto Rico)
Nosotros prepararemos los formularios 480.6A y 480.6B cada fin de año para cada uno de sus proveedores, si este fuese el caso.
